Datenschutzerklärung

Geltungsbereich und Verantwortlichkeit

Diese Erklärung gilt für muc.Phone. Für den Betrieb der Plattform sowie eigene Geschäfts- und Supportanfragen ist die muc.team IT Solutions GmbH unter den oben genannten Kontaktdaten verantwortlich.

Bei Kontakt-, Mitarbeiter- und Anrufdaten, die ein Kundenunternehmen in muc.Phone verwendet, ist grundsätzlich dieses Unternehmen verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen. Bei Fragen zu Ihren Daten können Sie sich an das betreffende Unternehmen oder an uns zur Weiterleitung wenden.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Eigene Vertrags- und Anfragedaten verarbeiten wir zur Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (lit. c) und für unsere berechtigten Interessen an einem sicheren, zuverlässigen Betrieb sowie der Bearbeitung von Supportanfragen (lit. f). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, gilt lit. a; diese Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Der Kunde ist für die rechtmäßige Bereitstellung seiner Daten, die Information seiner Beschäftigten und Kontakte sowie die Berechtigung zur Anbindung externer Datenquellen verantwortlich. Die zur Anmeldung erforderlichen Angaben werden benötigt, um geschützte Funktionen bereitzustellen; ohne sie ist eine Nutzung dieser Bereiche nicht möglich.

Microsoft-Anmeldung und Benutzerkonto

Sie melden sich mit dem Microsoft-Geschäftskonto Ihres Unternehmens an. Dabei verarbeiten wir insbesondere Namen, E-Mail-Adresse, Benutzer- und Unternehmenskennungen sowie gegebenenfalls ein Profilbild. Wir speichern die für Ihre Anmeldung und Zugriffsrechte erforderlichen Angaben sowie Spracheinstellungen, den Lesestand der Neuigkeiten und Zeitpunkte Ihrer Anmeldung oder Telefonbuchnutzung.

Telefonbuch und Anrufdaten

Je nach Einrichtung werden Geschäftskontakte aus Microsoft 365, Outlook, SharePoint, Microsoft Dynamics, one.muc.team CRM oder Kundendatenbanken übernommen und aktualisiert. Dazu gehören etwa Namen, Firmen, Rufnummern, E-Mail-Adressen, Adressen und weitere vom Kunden festgelegte Kontaktangaben. Favoriten und persönliche oder freigegebene Kontaktlisten werden Ihrem Benutzerkonto oder Unternehmen zugeordnet.

Für Anruferkennung, Auswertungen und Benachrichtigungen verarbeitet muc.Phone Rufnummern, Anrufkennungen, Beginn, Ende, Dauer und Status eines Anrufs sowie die zugehörigen Benutzer oder Warteschlangen. Je nach Einrichtung werden Anrufdaten von Microsoft Teams und yuutel abgerufen oder Telefonbuchkontakte an NFON übertragen. Gespräche werden durch diese Funktionen nicht aufgezeichnet.

Gesprächsnotizen und Teilen

Wenn Gesprächsnotizen aktiviert sind, speichern wir den eingegebenen Text, den Verfasser, Datum und Uhrzeit sowie die Zuordnung zum Kontakt, zur Rufnummer oder zum Anruf. Berechtigte Telefonbuchbenutzer desselben Unternehmens können diese Notizen lesen. Bitte erfassen Sie nur geschäftlich erforderliche Informationen. Das Ausschalten der Funktion löscht vorhandene Notizen nicht.

Beim Teilen in Teams oder per E-Mail werden Kontaktangaben und Notizinhalte an den gewählten Dienst übergeben. Sie wählen die Empfänger und bestätigen den Versand selbst. Dort gelten die Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln des jeweiligen Dienstes. Bereits versandte Kopien bleiben bestehen, wenn die ursprüngliche Notiz in muc.Phone gelöscht wird.

Cookies und Browserspeicher

Cookies sichern Ihre Anmeldung und ordnen sie Ihrem Unternehmen zu. Eine Anmeldesitzung gilt bis zu 30 Tage und kann bei weiterer Nutzung verlängert werden. Zusätzliche Cookies für einzelne Anmelde- oder Wartungsschritte werden je nach Zweck für wenige Minuten bis höchstens 24 Stunden gespeichert.

Ihre Sprachwahl wird für bis zu ein Jahr in einem Cookie und bei angemeldeten Benutzern zusätzlich im Profil gespeichert. Darstellungs- und Telefonbucheinstellungen bleiben im Browser gespeichert, bis Sie diese ändern oder löschen. Beim Dateiimport werden vorübergehend Angaben zur Fortsetzung des Imports gespeichert, etwa Dateiname und Feldzuordnung, jedoch keine Kontaktinhalte. Diese Angaben werden beim Schließen des Tabs entfernt.

Sie können Cookies und gespeicherte Browserdaten über Ihre Browsereinstellungen löschen oder einschränken. Werden Cookies für Anmeldung und Sicherheit blockiert, können geschützte Bereiche eingeschränkt sein.

Webanalyse mit Umami

Zur statistischen Auswertung und Verbesserung der Plattform verwenden wir im laufenden Betrieb Umami unter analytics.muc.team. Laut der allgemeinen Datenschutzerklärung von muc.team wird der Dienst selbst betrieben, verwendet keine Analyse-Cookies und verarbeitet IP-Adressen anonymisiert. Ausgewertet werden etwa Seitenaufrufe, zuvor besuchte Seiten, Browser, Betriebssystem und Zugriffszeit. Beim Laden des Dienstes werden technisch notwendige Verbindungsdaten übertragen.

Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung und dem wirtschaftlichen Betrieb des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Auskünfte zu den Einstellungen und zur Speicherdauer oder für einen Widerspruch wenden Sie sich bitte an office@muc.team.

Betrieb und Protokolle

Beim Besuch der Plattform werden Verbindungsdaten wie IP-Adresse, aufgerufene Seite, Zugriffszeit und Browserinformationen verarbeitet. Protokolle über Fehler und Datenabgleiche helfen uns, Störungen zu beheben, Missbrauch zu erkennen und den Betrieb sicherzustellen. Soweit Protokolldateien der Anwendung aktiviert sind, ist ihre Aufbewahrung auf 14 Tage eingestellt. Für weitere Serverprotokolle gelten die betrieblich festgelegten Fristen.

Datensicherheit und Schutz Ihrer Kundendaten

Wir schützen Kundendaten durch anwendungsseitige Verschlüsselung und die Prüfung von Zugriffsberechtigungen.

Ausgewählte Kontaktangaben – darunter Rufnummern, Nachnamen, Firmennamen und zusätzliche Kontaktfelder – sowie Gesprächsnotizen und deren Verfasserangaben werden vor der Speicherung mit AES-256-GCM verschlüsselt. Das Verfahren verwendet einen 256-Bit-Schlüssel und für jeden Verschlüsselungsvorgang einen neuen zufälligen Initialisierungswert. Eine integrierte Prüfung erkennt Veränderungen an den verschlüsselten Inhalten.

Der Verschlüsselungsschlüssel wird über die serverseitige Konfiguration bereitgestellt. Für berechtigte Funktionen, etwa die Kontaktanzeige und die Verarbeitung durch eingerichtete Schnittstellen, entschlüsselt die Anwendung die benötigten Daten auf dem Server. Es handelt sich daher um eine serverseitige Verschlüsselung und keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Die Verschlüsselung umfasst nicht sämtliche Daten der Plattform. Beispielsweise werden Vornamen in den Kontaktquellen sowie bestimmte Benutzer-, Zuordnungs- und Betriebsdaten unverschlüsselt gespeichert. Die Anwendung prüft die Unternehmenszuordnung und die jeweiligen Rollen und Berechtigungen, um den Zugriff auf geschützte Funktionen und Kundendaten zu beschränken.

Support, Feedback und Benachrichtigungen

Wenn Sie uns kontaktieren, verwenden wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Über das Feedbackformular werden Ihre Nachricht, Betreff, Kategorie und Seitenadresse sowie Name, Antwortadresse und Unternehmenszuordnung per Microsoft-E-Mail-Dienst an office@muc.team gesendet. Je nach Einrichtung versendet muc.Phone außerdem Anrufmeldungen, Berichte zu Datenabgleichen und Betriebsbenachrichtigungen an die vorgesehenen Empfänger oder in eingerichtete Teams- und SharePoint-Bereiche.

Empfänger und Verarbeitung im Ausland

Daten erhalten die für den jeweiligen Zweck vorgesehenen Empfänger. Dazu gehören berechtigte Benutzer und Administratoren, Dienstleister für Betrieb und Hosting sowie Anbieter der vom Kunden aktivierten Verbindungen. Microsoft verarbeitet Daten im Zusammenhang mit Anmeldung, Microsoft 365, E-Mail und Teams nach den jeweils geltenden Vertrags- und Datenschutzbedingungen.

Bei externen Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Dies hängt vom Anbieter, der Einrichtung beim Kunden und den vereinbarten Schutzmaßnahmen ab. Auskünfte zu den eingesetzten Dienstleistern, Verarbeitungsorten und Schutzmaßnahmen für solche Übermittlungen erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.

Speicherung und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten, solange sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für Kundendaten richten sich Aufbewahrung und Löschung nach den Vereinbarungen und Weisungen des Kunden. Änderungen und Löschungen in verbundenen Diensten werden je nach Einrichtung übernommen. Für die verschiedenen Daten gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.

Gelöschte Gesprächsnotizen werden aus dem aktuellen Datenbestand entfernt. Ältere Kopien können in Sicherungen enthalten bleiben, bis diese gesondert gelöscht werden. Für konkrete Fragen zu Löschung und Aufbewahrung wenden Sie sich bitte an Ihr Unternehmen oder office@muc.team.

Ihre Datenschutzrechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Richten Sie Ihr Anliegen an office@muc.team; bei Daten unter Verantwortung eines Kunden unterstützen wir dessen Bearbeitung.

Sie können sich unabhängig davon bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. In Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, E-Mail dsb@dsb.gv.at, Telefon +43 1 52 152-0. Eine vorherige Kontaktaufnahme mit uns ist dafür nicht erforderlich.

Beschwerde bei der Datenschutzbehörde

Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wird bei Änderungen der Plattform oder der Datenverarbeitung angepasst. Die jeweils veröffentlichte Fassung mit dem oben angegebenen Stand ist hier abrufbar.